Регистры налога на доходы физических лиц

Предлагаем информационную консультацию по теме: "Регистры налога на доходы физических лиц" с профессиональными комментариями и выводами. Не на все вопросы можно ответить в статье однозначно. Поэтому, если необходима индивидуальная консультация, то обращайтесь к дежурному юристу.

Формы регистров налогового учета агентов по НДФЛ

Наша организация производит выплаты физическим лицам — работникам организации и, соответственно, является налоговым агентом по НДФЛ. Согласно требованиям ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме, которая установлена Минфином. Какую форму необходимо использовать в 2010 г.? Можно ли продолжать использовать форму 1-НДФЛ в 2011 г.?

С 01.01.2011 ст. 230 НК РФ изложена в новой редакции. Данные изменения внесены Федеральным законом N 229-ФЗ. Новая редакция этой нормы выглядит следующим образом: налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Регистры налогового учета: перечень

Регистры налогового учета: перечень

Похожие публикации

Все налогоплательщики должны вести налоговый учет по налогу на прибыль в специальных регистрах. Налоговый учет организуется своими силами, а порядок его ведения закрепляется в учетной налоговой политике (ст. 313 НК РФ). Регистры налогового учета, в которых ведется учет, тоже разрабатываются самостоятельно, поскольку налоговые органы устанавливать обязательные учетные формы не вправе. В этой статье мы рассмотрим, какими бывают налоговые регистры, как они ведутся, и приведем образцы заполнения.

Кто должен сдавать справку

Несмотря на то, что заполнение справки для учета по НДФЛ упразднено в оформление налогового регистра, обязанность сдачи документа возложена на работодателя, который выплачивает заработную плату своим сотрудникам.

Карточку ведут все налоговые агенты по НДФЛ.

Требования НК РФ к налоговым регистрам

Формы аналитических регистров налогового учета, являющиеся приложением к учетной политике предприятия, служат подтверждению данных наравне с первичными документами и расчетом налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Требования, которые налоговое законодательство предъявляет к ним, следующие:

  • недопустимо вносить данные в регистр без соблюдения хронологического порядка и непрерывности;
  • аналитический учет налоговых данных в регистрах должен раскрывать порядок формирования налоговой базы;
  • хранить регистры следует так, чтобы исключить несанкционированное исправление данных в них;
  • за правильность отражения хозопераций в регистрах отвечают лица, их составляющие; каждое вносимое в налоговый регистр исправление ошибок должно подтверждаться подписью ответственного лица, с обоснованием исправления и указанием даты;
  • данные налогового учета, в том числе и регистры, составляют налоговую тайну; лица, имеющие к ним доступ, несут ответственность за разглашение налоговой тайны согласно законодательству.

Нюансы оформления

Идентифицирующими данными налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:

  • фамилия и имя физического лица, а отчество – если предусмотрено;
  • дата рождения указывается полностью – число, месяц и все цифры года;
  • сведения о документе, удостоверяющем личность. Этим документом может быть не только паспорт, но и военный билет, удостоверение беженца, и иные;
  • ИНН (если он есть у налогоплательщика);
  • гражданство;
  • адрес проживания в РФ и адрес прописки, в том числе и за пределами РФ.

Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика.

Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.

Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/[email protected], утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.

Суммы доходов рекомендуется указывать в регистре до налогообложения (т.е. без учета применяемых вычетов) и для целей налогообложения (т.е. уменьшенными на вычеты).

Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).

В регистре должны быть указаны также:

  • ставка НДФЛ (отдельной графой);
  • сумма исчисленного и удержанного налога;
  • полная дата удержания налога;
  • полная дата его перечисления в бюджет, которая соответствует дате списания средств с расчетного счета налогового агента;
  • реквизиты платежного поручения, которые можно получить в банке из выписки по расчетному счету. В регистр вносится дата платежного документа и его номер.

Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.

Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция:

Форма 1 НДФЛ: что это такое и образец заполнения

Форма 1 НДФЛ используется для отражения доходов физлиц, которые организация выплачивает работникам в качестве налогового агента. С 2011 г. применение данной отчетности необязательно. Но карточка такого формата – это наиболее удобный способ представления регистра по налогу, который вменено вести компаниям в обязательном порядке (с правом разрабатывать собственные формы).

Справка 1-НДФЛ, раздел 9

В этой части 1-НДФЛ указываются предоставленные справки 2-НДФЛ в налоговый орган и выданные сотруднику на руки, а также номер и дата выданной справки.

Когда справка 2-НДФЛ должна быть представлена работнику и в ИФНС, читайте в материале «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику» .

В конце справки 1-НДФЛ стоит подпись сотрудника, проверившего правильность заполнения карточки 1-НДФЛ на каждого работника.

Порядок заполнения, ведения и хранения

При этом:

Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.

Справка 1-НДФЛ, раздел 2

В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:

  • ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
  • Ф. И. О.;
  • дата рождения;
  • документ, удостоверяющий личность, и его код;
  • гражданство с указанием кода страны;
  • данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).

Справка 1-НДФЛ, раздел 3

В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13 и 30% (13% — это основная ставка в РФ, а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).

Читайте так же:  Суммы для проверки налоговой

В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.

Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2019 года можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.

В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:

  • даты получения доходов;
  • даты удержания налога;
  • даты уплаты налога в бюджет;
  • сведения о платежном документе на перечисление налога;
  • сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
  • сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
  • сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).

Регистр налогового учета по НДФЛ

Форма регистра налогового учета по НДФЛ заполняется отдельно на каждого работника и должна содержать следующие сведения (п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • данные налогоплательщика (Ф.И.О., дата рождения и др.);
  • выплачиваемые доходы с указанием соответствующих кодов выплат (Приложение 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/[email protected]);
  • предоставленные налоговые вычеты с указанием соответствующих кодов (Приложение 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/[email protected]);
  • расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу по НДФЛ с указанием соответствующих кодов (ст. 214.1, ст. 214.3, ст. 214.4 НК РФ);
  • суммы доходов и даты их выплаты;
  • статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) (п. 2 ст. 207 НК РФ) для определения ставки НДФЛ;
  • суммы НДФЛ;
  • даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет с указанием реквизитов платежных поручений.

В регистр налогового учета по НДФЛ не включаются необлагаемые доходы, для которых не предусмотрены коды (например, пособия или суточные в пределах лимита). Частично облагаемые доходы (например, материальная помощь), имеющие коды, включаются в регистр по НДФЛ в полной сумме. При этом необлагаемая часть таких доходов будет отражаться как вычет с собственным кодом.

Справка 1-НДФЛ, раздел 5

В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.

Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.

Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.

Информация не подлежащая включению в состав данных документа

В 1 НДФЛ не вносятся данные, касающиеся видов прибыли, которые не подлежат налогообложению (cт. 217 HK РФ):

  1. Госпособия, выплаты (кроме оплаты ЛН, в ом числе по уходу за ребенком).
  2. Пенсионные отчисления (включая страховую и накопительную пенсию).
  3. Вознаграждения по рождению (усыновлению) ребенка и по уходу за ним.
  4. Компенсационные выплаты, связанные с причинением вреда здоровью, за поднаем жилья, увольнение, за гибель военнослужащего и др.
  5. Выплаты на возмещение затрат в рамках договоров о безвозмездном выполнении обязанностей (волонтеры).
  6. Алименты.
  7. Прибыль, в виде грантов, призов или иных форм за участие в конкурсах, соревнованиях и т.д.
  8. Матпомощь (членам семьи погибшего, пострадавшим в результате стихийного бедствия и т.д.).
  9. Компенсация за санаторно-курортные путевки в санатории и др. оздоровительные учреждения.
  10. Иные виды дохода, предусмотренные нормами законодательства.

При оплате работодателем командировочных расходов сотруднику, в налогооблагаемую базу не включаются суточные, но не превышая 700р.за каждый день служебной поездки в пределах РФ и 2.5 т.р. – в другой стране.

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ в 2019 году

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ разрабатывается компанией самостоятельно с указанием в нем всех обязательных реквизитов, и закрепляется в своей учетной политике (п. 1 ст. 230 НК РФ). Налоговые регистры по НДФЛ предназначены для безошибочного составления справки по форме 2-НДФЛ и расчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому целесообразно, чтобы в данном регистре были отражены все данные для этих отчетов.

За образец можно взять использовавшуюся ранее налоговую карточку по форме 1-НДФЛ, утвержденную приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583 (Письмо Минфина РФ от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6 ).

Форма 1-НДФЛ (бланк) для доработки можно скачать здесь.

Образец 1-НДФЛ 2019 (бланк) можно скачать здесь.

Регистр налогового учета по НДФЛ – назначение и порядок ведения

Налоговый учет тоже строится на первичных документах, данные которых разносятся в соответствующие регистры.

В регистрах происходит накопление необходимой для налогообложения информации.

Поэтому их заполнение не менее важно для расчета налога, чем наличие подтверждающей хозяйственную операцию документации.

Порядок заполнения

Ведение формы осуществляется сотрудниками, в чьи обязанности входит начисление заработной платы персонала.

1 раздел заполняется в соответствии с учредительными документами юрлица, код ИФНС присваивается согласно документам регистрации в налоговом органе.

В качестве сведений о физлице (2 раздел), используются персональные данные предоставленные работником при трудоустройстве, и оставшиеся поля заполняются по мере расчета отчислений в бюджет. Данные вносятся ежемесячно после закрытия ведомостей, во избежание ошибок.

Допускается два варианта заполнения справки:

  • с использованием специализированных программных продуктов – автоматически;
  • вручную.

Недостающие сведения необходимо уточнить у сотрудника.

Применяемые коды

Согласно Пр. ФНС №MMB-7-11/[email protected] от 10.09.2015, при заполнении формы применяются соответствующие видам прибыли и вычетов коды:

КОДЫ ДОХОДОВ (Приложение №1)

2000 все виды выплат работнику за осуществление трудовых обязанностей (зарплата, премии и т.д.) 2012 начисленные отпускные 2300 перечисления по предоставленным в бухгалтерию листам нетрудоспособности 2400 и 1400 прибыль, полученная от сдачи в аренду или иного использования транспортных единиц или имущества, соответственно 2760 рассчитанная матпомощь 4800 прочие выплаты 1010 полученный доход от дивидендов 1530 доходы по операциям с ценными бумагами

КОДЫ ВЫЧЕТОВ (Приложение №2)

126-149 стандартные на детей (с учетом нюансов применения вычета) 311,312

имущественные: связанные с приобретением жилья, строительством или погашением кредита на соответствующие цели 320,321,324 социальные: за обучение или медобслуживание на возмездной основе 403-405 профессиональные: по договору ГПХ, связанные с затратами на получение авторского вознаграждения и др. 501,503,508,505 вычеты, предусмотренные за получение подарков, выигрышей, матпомощи и др.
Читайте так же:  Имущественный налоговый вычет проценты по кредиту

Пример заполнения

Образец заполнения 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета для сотрудника ООО «Ромашка».

Заполняем раздел 1.

В форму вносятся данные организации в соответствии с представленными полями:

Пример оформления данных о физлице – Петрове П.П.:

  • в п.п.2.1 – 2.5 вносятся сведения в соответствии с паспортом гражданина, свидетельством ИНН;
  • в п. 2.6 указывается код страны согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), для России -643;
  • п.2.9 заполняется «1» для резидентов и «2» — нерезидентов.

В данном пункте отражаются налоговые вычеты, предоставленные в соответствии со ст.218-220 HK РФ.

Отражает непосредственно исчисление налогооблагаемой базы и НДФЛ по ставке 13%:

  • сначала в табличном варианте вносятся виды вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей;
  • код дохода присваивается в соответствии с классификатором – «2000»;
  • далее указывается сумма налога за каждый месяц начисленная и удержанная;
  • при отражении данных о перечислениях вносятся реквизиты платежных документов.

Если налогоплательщику предоставляются вычеты, их требуется указать в данных полях.

Итогом заполнения справки является формирование данных граф. Здесь отражается общая сумма прибыли и исчисленного НДФЛ.

Вписываются сведения о выданных справках для предоставления в ФНС.

Это один из вариантов преобразования бланка 1 НДФЛ в форму регистра налогового учета по подоходному налогу. Каждое юрлицо может разрабатывать образцы по своему усмотрению, но соблюдая установленные законодательством нормы. Т.е. доходы и вычеты должны быть отражены в соответствии с принятой системой кодов.

Основные требования при составлении

При составлении налогового регистра следует учитывать следующие рекомендации:

Подведя итоги, отметим, что при составлении налогового регистра нужно руководствоваться принципами рациональности и требованиями ФНС в части включения в документ обязательных реквизитов.

Карточка по форме 1-НДФЛ в 2019 году (скачать бланк)

Давайте попытаемся выделить самые главные критерии, используемые в 1-НДФЛ, и на их основе создать налоговый регистр.

Скачать бланк 1-НДФЛ можно на нашем сайте (см. ссылку ниже).

Итак, бланк 1-НДФЛ содержит следующие основные разделы.

Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура

Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы:

  • общие регистры. К ним относится, например, Книга по учету доходов и расходов налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на патентной налоговой системе (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
    В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций;
  • аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.

Форма самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.

Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:

Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.

Налоговые регистры

Все налоговые агенты, исполняющие свои обязанности в отношении работников по перечислению в бюджет сумм НДФЛ, обязаны вести налоговые регистры.

В большинстве случаев все регистры содержатся в компьютерных программах для ведения учета. Тем не менее, автоматизировано ведут учет не все компании и предприниматели. Вследствие этого возникает необходимость использовать налоговые регистры иного формата.

Всем налоговым агентам предоставлено право разрабатывать и утверждать самостоятельно регистры по налогу на доходы. Принятый образец налогового регистра компании и предприниматели должны утвердить приказом руководителя.

Однако прежде чем составлять регистр, необходимо определить, с какой целью налоговики настоятельно рекомендуют их применять при расчетах с персоналом:

  1. Для корректного исчисления НДФЛ, который следует удержать из доходов сотрудников.
  2. Используя информацию, представленную в регистрах, можно сформировать справки по форме 2-НДФЛ, которые по окончании каждого требует предоставлять инспекция ФНС.
  3. Если сотрудники налоговой при проведении выездной проверки потребуют регистры на проверку, налоговый агент сможет их предоставить и тем самым избежать штрафных санкций со стороны инспекции.

Несмотря на то, что агенты по НДФЛ имеют возможность составлять регистры самостоятельно, учитывая потребности своей системы учета, этот документ должен включать в себя обязательные реквизиты. К реквизитам, которые в обязательном порядке следует включить в регистр, относят:

  1. Информацию о плательщиках подоходного налога, то есть сотрудниках работодателя, выступающего налоговым агентом по НДФЛ (ИНН, ФИО, паспортные данные). Отражение данных сведений в этом документе позволит сэкономить время на составление налогового отчета 2-НДФЛ.
  2. Категория налогоплательщика (налоговый статус).
  3. Основание для уплаты налога, то есть какие виды доходов были получены работником.
  4. Налоговые вычеты по подоходному налогу.
  5. Суммарные значения доходов и вычетов.
  6. Даты получения дохода сотрудником.
  7. Дата удержания подоходного налога.
  8. Дата перечисления налога в федеральный бюджет.
  9. Реквизиты платежного поручения на перечисление налогового платежа.

При составлении регистров по НДФЛ необходимо руководствоваться рациональностью. Сотрудники ФНС рекомендуют возложить ответственность за внесение информации о налоге в регистры на ответственных лиц. Именно подписи этих работников должны заверять указанную в налоговом документе информацию.

Организовав качественный учет по налогу на доходы и разработав регистр налогового учета, уполномоченные лица обязаны организовать системы хранения данного документа, позволяющие не только сохранить регистр в целости, но и предотвратить внесение несанкционированных корректировок третьими лицами.

Форма регистра

Форма 1 НДФЛ заполняется индивидуально на каждое физлицо и позволяет отразить все идентификационные данные, требуемые при заполнении регистра налогового учета:

  • сведения о налогоплательщике;
  • доходы (с указанием кодов);
  • предоставленные вычеты (отраженные в виде кодов);
  • размер и основание уменьшения налогооблагаемой базы;
  • указание статуса работника для определения применяемой ставки налога;
  • размер НДФЛ, который подлежит уплате;
  • даты произведенных перечислений в бюджет с указанием оснований (платежных документов).
Читайте так же:  Перечень имущества облагаемого налогом

В форму регистра не включаются виды доходов, для которых не определены коды, например суточные. Прибыль, частично облагаемая налогом, указывается в регистре в полном объеме, а необлагаемая часть отражается в качестве вычета с соответствующим кодом.

Справка 1-НДФЛ, раздел 8

Видео (кликните для воспроизведения).

В этой части 1-НДФЛ учитываются выявленные ошибки в текущем налоговом периоде за предыдущие налоговые периоды и расписываются показатели предыдущих форм 1-НДФЛ по прошедшим годам; делается перерасчет, в ходе которого исправляются выявленные ошибки. В разделе указываются результаты пересчета НДФЛ по всем выявленным ошибкам предыдущих лет.

Справка 1-НДФЛ, раздел 4

В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу. Этот раздел в разрабатываемом регистре можно не использовать, так как вся эта информация может быть указана в разделе 3 по соответствующему коду дохода.

Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как отразить дивиденды в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ» .

Регистры налогового учета: минимальный перечень

Какие регистры понадобятся предприятию для учета налога на прибыль? Поскольку налоговым объектом является прибыль, чтобы определить ее размер следует знать сумму доходов и расходов налогоплательщика, а значит, в любом случае должны присутствовать регистры налогового учета:

Регистры налогового учета, образец которых можно скачать ниже, заполняются согласно данным бухучета по счетам 20, 26, 40, 43, 44, 90, 91 и др., с учетом положений главы 25 НК РФ. При этом нужно помнить, что не все доходные и расходные бухгалтерские операции учитываются в налоговом учете, а значит, и в налоговые регистры они не вносятся. Доход от реализации не включает сумму НДС. Некоторые расходы в целях налогообложения нельзя принять в полной сумме, а только в пределах установленных норм.

Необходимость заполнения иных регистров налогового учета может возникнуть, если предприятие ведет несколько видов деятельности, или совершает операции, облагаемые налогом в особом порядке.

1-НДФЛ

Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, предоставленных им налоговых вычетов, а также исчисленных и удержанных с этих доходов налогов за год. Такой учет должен отражаться в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Разработка формы регистров налогового учета

НК РФ не содержит перечня налоговых регистров, необходимых для формирования базы по налогу. Каждая организация разрабатывает регистры сама, поэтому и выглядеть они могут совершенно по-разному. Как правило, это таблицы, из содержания которых понятно, как фирмой формируется налоговая база. Вести регистры налогового учета можно электронно в виде таблиц Excel, в специальной бухгалтерской программе или на бумажных носителях.

За основу при разработке регистров можно взять регистры бухучета и дополнить их всем необходимым, или же создать налоговые регистры «с нуля». В любом случае они должны содержать все строки и графы, необходимые для отражения данных.

Налогоплательщик сам решает, какие данные содержат регистры, но существуют и обязательные реквизиты, которые должны включаться в любые виды аналитических регистров налогового учета предприятия. К ним относятся (ст. 313 НК РФ):

  • наименование;
  • дата составления или период,
  • денежное выражение операции, а если возможно, то и натуральное,
  • наименование хозопераций,
  • подпись (с расшифровкой), ответственного за составление регистра.

В качестве шаблона при разработке документов налогового учета можно использовать и регистры налогового учета, перечень которых был рекомендован налоговой службой в помощь налогоплательщикам еще в 2001 году (Рекомендации МНС РФ для исчисления прибыли в соответствии с гл.25 НК РФ, опубликованные 19.12.2001).

Составлять отдельный регистр на каждую строку декларации по налогу на прибыль не требуется. Количество налоговых регистров фирма устанавливает учетной политикой, при условии, что они в полной мере обосновывают данные, указанные в декларации. Налоговики могут привлечь к ответственности за отсутствие только тех регистров, которые предприятию необходимо вести согласно своей учетной политике (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 № А65-27027/2007).

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected], где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Справка 1-НДФЛ, раздел 1

Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

  • ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
  • код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
  • наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.

Состав документа бланк

Бланк 1 НДФЛ состоит из 9 разделов:

НОМЕР РАЗДЕЛА СВЕДЕНИЯ
1 Отражаются данные об организации:

· наименование компании и код ОКТМО;

Читайте так же:  Налог от сдачи квартиры в аренду

· код ИФНС, в которой зарегистрировано юрлицо.

При необходимости допускается внести в этот раздел ОГРН налогового агента.

2 Отражаются данные физлице, на которое заполняется справка:

· личные данные (ФИО, дата рождения);

· паспорт и его код;

· адрес проживания и гражданство с указанием кода страны;

· статус гражданина (резидент или нет);

· применение вычетов.

3 Расчет базы налогообложения:

· для исчисления применяются две ставки — 13% для граждан пребывающих на территории РФ более полугода и 30% для лиц, находящихся в стране менее этого периода;

· в форме таблицы отражаются виды доходов и предоставленные вычеты за каждый месяц отчетного периода;

· формируется НДФЛ к уплате, с указанием суммы удержанного налога или размера долга на начало года.

Дополнительно в данный раздел рекомендуется вносить даты проведенных операций и сведения о соответствующих платежных поручениях.

4 Расчет налоговой базы и НДФЛ с полученных дивидендов.

Данные вносятся в виде таблицы, но их можно отразить в 3-ем разделе с соответствующим кодом дохода.

5 Расчет налога по ставке 35%:

· заполняется таблица для каждого вида прибыли с применением вычета в размере 4 т.р.;

· формируется база налогообложения;

· исчисляется сумма НДФЛ к уплате;

· фиксируется долг и удержанная сумма налога.

6 Указывается сумма НДФЛ с учетом всех примененных ставок (13%,30 %и 35%), рассчитанная в предыдущих графах бланка. 7 Фиксируется сведения о тех видах прибыли (с указанием кодов), с которых удерживается НДФЛ. 8 Результат перерасчета за предыдущие периоды, в связи с выявленными ошибками. 9 Указываются сведения о выданных справках для предоставления в ФНС.

Справка 1 НДФЛ визируется работником, который проверяет достоверность указанных сведений.

При необходимости форма может быть дополнена сведениями в соответствии с требованиями заполнения налогового регистра.

Что такое 1 НЛФЛ

1 НДФЛ – это карточка налогового учета по НДФЛ физлиц, предоставленных им вычетов, за отчетный период, утвержденная Пр. МНС РФ №БГ-3-04/583 от 31.10.2003 г. Данная форма отчетности заполняется работодателем в отношении выплат своим работникам.

При оформлении налоговые агенты обязаны учитывать утвержденные коды доходов и отчислений, виды налоговых вычетов, а так же документы, подтверждающие это право.

Несмотря на то, что ведение формы 1 НДФЛ не является обязательным, многие работодатели применяют ее как наиболее оптимальный вариант отражения требуемых сведений. Поэтому данный бланк должен быть включен в документооборот компании и утвержден приказом об учетной политике.

Заключение

Справка по форме 1 НДФЛ не является обязательной к ведению в организациях, но при некоторой модификации ее можно использовать в качестве регистра налогового учета, образец которого юрлица вправе разрабатывать самостоятельно. Документ заполняется ежемесячно с указанием кодов видов доходов, вычетов и документов, являющихся основанием, на каждое физлицо отдельно, в течение отчетного года с нарастающим итогом. За нарушение законодательства по заполнению сведений по НДФЛ, предусмотрены меры ответственности.

Регистры налогового учета по НДФЛ в 2020 году

В соответствие с налоговым законодательством, те физические лица, которые имеют доход от источников, расположенных на территории России, должны перечислять в бюджет подоходный налог.

Итоги

Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.

Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?» .

Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

  1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2019 году должны обязательно содержать следующие сведения:
  • информацию для возможности идентификации физического лица;
  • признак налогового резидентства;
  • виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
  • суммы и даты выплаты доходов;
  • даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
  1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
  2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
  3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

Подробности см. здесь.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

О нюансах читайте здесь.

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2019 года, образец и пример его заполнения

С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

Читайте так же:  Финансы финансовый контроль

Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2019 года по следующей ссылке.

Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

Помимо самого бланка на нашем сайте налогоплательщики могут скачать пример налогового регистра по НДФЛ для 2019 года. Он создан под расчет 6-НДФЛ и дает представление о правилах заполнения документа. Скачать его можно по этой ссылке.

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

  • Основные данные об организации — налоговом агенте:
    • ИНН, КПП;
    • код ИФНС, в которой организация числится на учете;
    • наименование организации.
  • Основные данные о налогоплательщике:
    • ИНН;
    • Ф. И. О.;
    • вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
    • дата рождения;
    • гражданство;
    • адрес места жительства на территории РФ;
  • адрес в стране проживания.
  • Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Справка 1-НДФЛ, раздел 6

В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).

Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.

Данный раздел рекомендуется дополнить:

  • датой получения дохода;
  • датой исчисления налога;
  • датой удержания налога;
  • сроком перечисления налога;
  • датой фактического перечисления налога;
  • КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.

Сроки сдачи

Данная форма отчетности относится к внутренним документам юрлица. Она заполняется за отчетный период ежемесячно с нарастающим итогом и хранится с другими формами первичной документации бухучета.

Предоставлять в налоговые органы справку не требуется, ее могут запросить сотрудники ФНС при проверке уплаты НДФЛ в бюджет. Исключением являются случаи переплаты налоговым агентом. Для оформления возврата юрлицу потребуется предоставить выписку из налогового регистра, свидетельствующую о факте излишне внесенной суммы НДФЛ.

Понятие НДФЛ: плательщики и налоговые ставки

Налог на доходы физических лиц относится к категории федеральных налогов и представляет бюджетный платеж, рассчитанный в процентном соотношении от полученного гражданином дохода.

Чтобы определить сумму налога к перечислению, следует обозначить, какие группы лиц являются плательщиками НДФЛ и какие к ним применимы налоговые ставки. Налогоплательщиками по НДФЛ выступают налоговые резиденты России и граждане, не имеющие такого статуса.

Физлицо признается резидентом, если находится на территории нашей страны непрерывно в течение полугода. В тех случаях, когда данное требование не соблюдается, гражданин входит в группу нерезидентов.

Для резидентов предусмотрены следующие ставки по НДФЛ:

  • 13% — основная ставка по налогу, применяется для всех категорий доходов плательщика;
  • 35% — налоговая ставка для выигрышей и призов в сумме более 4000 рублей.

Что такое налоговый регистр?

Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы, в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.

Дополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров:

  • группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
  • систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
  • данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
  • формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной Учетной политики;
  • регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
  • записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
  • хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
  • все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.

Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения налоговой базы. Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.

Справка 1-НДФЛ, раздел 7

Здесь организация указывает по каждому коду отдельно доходы, выплаченные физическому лицу за каждый месяц, налогообложение которых осуществляется налоговым органом. Но, следуя ст. 226 НК РФ, налоговый агент обязан удерживать НДФЛ со всех выплат физическому лицу. Поэтому наличие данного раздела все же не совсем целесообразно.

Ответственность за отсутствие форм налогового учета

Законодательством РФ предусмотрены меры ответственности за отсутствие или не предоставление отчетности по выплатам НДФЛ. Такие требования основаны на том, что заполнение налогового регистра является обязательным для всех налоговых агентов по НДФЛ.

При отсутствии форм учета применяются штрафные санкции в размере 10 т.р., при повторном нарушении 30 т. р. (ст. 120 НК РФ). За отказ в предоставлении отчетности налагается штраф – 200 р. за каждую единицу учета (ст.126 НК РФ).

Итоги

Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2019 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2019 год.

Источники

Регистры налога на доходы физических лиц
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here